ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Con la organización de eventos deportivos se busca celebrar competencias o realizar exhibiciones de manera segura en cualquier disciplina. Hay muchos deportes, como el fútbol, que logran reunir a grandes cantidades de aficionados, lo cual resulta muy lucrativo.

Además de mostrar un espectáculo, los eventos deportivos sirven para transmitir valores y mensajes. Por ejemplo, en los Juegos Olímpicos se transmiten el respeto, la justicia o la hermandad entre países.

La clave para lograr un evento deportivo exitoso es una buena organización. Muchas veces, esta se deja en manos de los expertos como lo son las agencias de organización de eventos. Si estás incursionando en este mundo, a continuación te dejamos algunos aspectos con los que todo evento deportivo debería contar.

Como ya te mencionamos, la organización de eventos deportivos es fundamental para que estos se lleven a cabo de manera óptima. Para ello existen algunos elementos que todos los eventos de este tipo deben considerar.

Para poder comenzar con la organización de tu evento debes tener muy en claro de qué deporte o deportes va a ser. La importancia de definir el tipo de actividad física tiene repercusión en todo el desarrollo de la planificación.

Esto te ayudará a saber qué tipo de recinto se requiere, quiénes son los posibles competidores, incluso quiénes podrían contribuir para la realización de la competencia.

Una vez definidas las actividades, puedes comenzar a contactar a los interesados para invitarlos a participar. Para que sea una competencia justa todos deben ser especialistas en la misma disciplina. Por ejemplo, para una pelea de box todos los asistentes deben saber pelear. 

De igual forma puedes dividir a los participantes en diferentes categorías. Puede ser por peso, por edad, por género, por experiencia o incluso por elementos. Por ejemplo en gimnasia hay personas que se dedican a saltos, a rutinas de barra o de piso.

Tratándose de deporte debes conseguir espacios con las condiciones necesarias para que los deportistas puedan realizar sus exhibiciones o competir libremente. En el caso de un partido de fútbol se debe llevar a cabo en un campo. Por el contrario, si el partido fuera de basquetbol se requieren canastas y que el piso sea de duela. 

Además, también hay que considerar la ubicación del recinto. Debes tener en cuenta si existen medios para que cada competidor llegue por cuenta propia, si se puede llegar en grupo o incluso si deben trasladarse a otros estados o países en caso de eventos mayores como los Juegos Panamericanos.

Es indispensable establecer un presupuesto desde el inicio, como en la organización de eventos sociales y otro tipo de actos. Esto ayudará a saber cuánto se puede invertir en premios, renta de recintos, uniformes o cualquier otra cosa que se pueda necesitar.

Puede parecer muy obvio pero mientras más amplio sea el presupuesto es mejor para el evento. En el caso de los deportes muchas veces este subsidio se obtiene gracias a patrocinadores.

Para llevar a cabo eventos deportivos, especialmente si son de una gran magnitud, se requiere realizar algunos trámites. Estos pueden ser la renta de lugar, los permisos legales que se ocupen o la firma de contratos con participantes y patrocinadores. Es importante que todo se lleve a cabo en orden.

Se suelen planear y llevar a cabo actividades complementarias al evento principal. Estas se realizan con la finalidad de animar al público o de promocionar la misma actividad o productos deportivos. Estas actividades no son obligatorias pero usualmente son divertidas.

En muchos eventos se realiza difusión para generar interés en los posibles asistentes. Con ello se busca que la venta de entradas sea rápida. Siempre se llega a un público objetivo a través de diferentes canales. Se puede hacer promoción por redes sociales o medios tradicionales como la radio o la televisión.

Vamos a dividir el control y el seguimiento en tres niveles:

• Actividades: en todo momento se debe monitorear el plan original para asegurarse que se está llevando a cabo.
• Participantes: los responsables del evento deberán garantizar que los competidores estén en condiciones óptimas para participar en el evento.
• Público: en el caso de los asistentes se debe tener un protocolo para su ingreso. Se debe tener su seguridad como prioridad en todo momento.

Los organizadores deben contemplar contratar a personal capacitado para poder auxiliar tanto a los concursantes como a los asistentes. Esto es necesario en caso de que suceda alguna situación no planeada.

Al igual que sucede en todos los tipos de eventos, es necesario conocer el impacto que causó. El organizador tiene que saber si el acontecimiento fue exitoso o no. Para ello se requieren cifras. Estas pueden ser tomadas de la venta de entradas, del número de asistentes o incluso del impacto que tuvo en redes u otros canales.

De acuerdo con Unisport¹ (escuela de negocios del sector deportivo), en todo tipo de evento deportivo existen tres fases. Se sugiere seguirlas para controlar aún más la organización. Estas son antes del evento, durante el evento y después del evento. 

Básicamente, antes del evento se debe llevar a cabo toda la planeación. Se entiende durante el evento desde el montaje, la competencia o exhibición y hasta que termina. El post evento se refiere a la etapa de medir resultados.

Como habrás podido notar, hay muchos elementos que conforman y rodean a un evento deportivo. Por ello su organización y ejecución suele ser laboriosa. Afortunadamente, existen agencias de organización de eventos te facilitarán mucho todo el proceso. Acércate con los expertos de Imagic Group si estás planeando un evento. Harán que sea extraordinario.