ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SOCIALES

Un evento social consiste en una reunión de personas que tiene como finalidad conmemorar acontecimientos importantes. Estos pueden ser aniversarios, graduaciones, bodas, entre otros. Usualmente estas celebraciones se llevan a cabo con familiares y amigos.

Existen varios elementos a considerar para la organización de eventos sociales. Puedes dejarlo en manos de expertos que te darán el soporte necesario. 

Si estás pensando realizar un evento de este tipo personalmente te recomendamos que sigas todos los pasos que a continuación te mencionamos.

La organización de los eventos sociales pueden tener una gran cantidad de pasos. Dependerá de los detalles que quieras añadir y del evento en sí. Realmente, existe una gran variedad de tipos. Por eso, a continuación vamos a explicarte los elementos básicos. Conocerlos te será muy útil para comenzar a planear tu festejo.

Es muy sencillo saber qué se celebra en tu evento, por ejemplo una boda o fiesta de cumpleaños. Sin embargo, algunas festividades tienen indicaciones específicas. y todas las ideas previas al evento son realizables.

Define si quieres un evento formal, informal o temático pero siempre busca que tenga tu toque personal. Una vez que hayas decidido el rumbo de tu evento sabrás qué comenzar a buscar para hacerlo único.

Debes considerar con cuánto dinero cuentas para organizar todo. Tener un límite te servirá como guía para no excederte ni endeudarte. Recuerda que muchos de los elementos dependen directamente de tu presupuesto.

Los fondos son variables. Al inicio puedes ya tener una suma que te sirva como adelanto para hacer la reservación con los proveedores de servicios. Asegúrate de  tener la cantidad completa antes de que se lleve a cabo el evento. La mayoría de los gastos se deben liquidar con al menos dos semanas de antelación.

Realizar una lista de invitados te ayuda a tener el control de cuántas personas se estima que asistan al evento. Las primeras versiones pueden ser modificadas pero te sugerimos tener la definitiva lo antes posible.

La lista es indispensable por dos razones. Conocer el número de asistentes te ayudará a encontrar un lugar con el aforo adecuado. También te ayudará para ir agrupando a las personas cercanas y asignarles su lugar.

Selecciona la fecha y hora de tu evento. Hazlo con toda la anticipación posible ya que tendrás tiempo suficiente para comparar diferentes opciones hasta encontrar la que más te convenga. Por diferentes opciones nos referimos a todo: lugar, menú, outfits, decoraciones y hasta la música.

Una vez que ya sepas a cuántas personas quieres invitar y cuándo se realizará tu evento, elige un lugar. El recinto que escojas debe estar disponible para la fecha seleccionada. De igual forma debe contar con el aforo suficiente para tus invitados.

Existen lugares, como salones de fiestas, que no sólo incluyen la renta del espacio. También te ofrecen el menú, la música y otros elementos. Resultan una excelente opción si quieres facilitar todo el proceso de búsqueda y pruebas.

Cómo redactar una invitación a un evento es una cuestión básica a la hora de organizar cualquier acto. Muchas personas consideran que las invitaciones deben ser impresas y no digitales. Sin embargo, la sociedad se está modernizando cada vez más y utilizan esta nueva alternativa.

Si bien, las invitaciones en formato físico suelen ser más detalladas y personales, las invitaciones digitales también tienen sus ventajas. Cuando envías por email o redes sociales ahorras mucho tiempo en las entregas y también dinero porque no necesitas pagar impresiones.

Sin importar el formato que elijas, asegúrate de invitar a los integrantes de tu lista con anticipación para que puedan agendar tu evento. Incluso puedes pedir que te confirmen la asistencia o que realicen comentarios, por ejemplo si no consumen algún alimento para que lo consideres en el menú.

Este punto es opcional. En algunas ceremonias los participantes deciden realizar alguna performance sorpresa, por ejemplo en las bodas o en las celebraciones de quinceañeras. Sólo en caso de que tu evento lo requiera, practica en el lugar. Conoce el espacio para que puedas familiarizarte con él y todo salga perfecto.

En los actos sociales no suelen hacerse análisis de los resultados, aunque depende de las características de un evento. En algunos casos puedes preguntar a tus invitados por su conformidad en todos los aspectos.

Sin importar el tipo de evento que realices, te recomendamos prestar especial atención a los detalles. Estos pueden volver la celebración mucho más auténtica. Sabemos que hay muchas cosas por planear y organizar. Para facilitar todas las labores acércate a los expertos de Imagic Group. Te ayudarán a que tu evento sea único.