CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO PASO A PASO

La organización de eventos es una tarea extenuante. Además de paciencia y dedicación, se requiere una excelente habilidad para saber negociar. Tanto si tu evento es empresarial, social o muy formal, debes tener en cuenta que existen una serie de elementos que todos deben tener y esto los hará un éxito. 

La planificación y organización son claves para tener un evento memorable. Si te has preguntado cómo organizar un evento es fundamental que sepas por dónde empezar. Por eso, te presentamos los pasos que te ayudarán a tener una organización adecuada.

Así como existe una gran variedad de eventos, también existen muchas formas de organizarlos. Especialmente porque cada uno tiene requerimientos específicos. Hay algunos elementos que siempre deben ser tomados en cuenta.

Ana Elizondo es Directora Comercial de Imagic Group y comenta: “Definir objetivos y un plan de pasos concretos es la mejor forma de garantizar el éxito y alcanzar los objetivos del evento. Cuando seguimos los pasos buscando la excelencia en cada uno, conseguimos que el evento sea memorable”.

Ana, como especialista en organización de eventos, propone que realicemos los siguientes pasos: 

Debes establecer el objetivo por el cuál estás planeando un evento. Se puede tratar de un evento social si lo que buscas es celebrar en compañía de familiares y amigos tu cumpleaños, graduación o boda. O bien, si estás trabajando en el lanzamiento de algún producto o servicio, tu evento será de tipo corporativo y su posible finalidad sea llegar a un público objetivo.

Saber cuáles son los motivos de organizar y llevar a cabo un evento te ayudará en todo momento con la organización del mismo. Estos funcionarán como guía para prepararlo de forma adecuada.

Una vez que hayas definido el objetivo del evento, debes estimar cuánto se invertirá en este. Todo se desarrolla en función del presupuesto ya que determina cuánto puedes gastar. 

Es importante tener el cálculo monetario lo antes posible ya que te ayudará a definir los montos que destinarás a cada elemento. Además, te permitirá saber qué tipo de servicios o amenidades puedes ofrecer. También hay que tener en cuenta que algunos pagos se deben hacer por adelantado. 

El diseño de un evento contempla diferentes cosas. Se puede entender desde la elección de la temática  hasta cómo se presentará todo el material visual. Incluso podemos vincular el diseño con la logística. Por ejemplo el tiempo en el que se llevará  a cabo el montaje o el cronograma en el que se deben desarrollar las actividades una vez iniciado el evento.

Recuerda que muchas veces tanto el momento como el lugar del evento dependen del público y de los objetivos. Un evento empresarial es más común realizarlo durante el día. Por otra parte, un evento social puede acontecer a cualquier hora.

En función de los tipos de eventos que se organizan habrá que buscar un lugar adecuado. Además, hay que asegurarse de que tenga todas las facilidades y elementos que el acto vaya a necesitar.

Mientras más pronto elijas la fecha del evento, más fácil te será encontrar disponibilidad en diferentes lugares. Ten en cuenta que algunos salones o recintos para eventos suelen apartarse hasta con años de anticipación.

Define el número aproximado de participantes lo más pronto posible. Esto te ayudará a estar al tanto de la capacidad debe tener el recinto para que el evento se desarrolle óptimamente.

También, debes saber que la categoría ‘participantes’ debe dividirse en dos. Por un lado se encuentran quienes ofrecen el evento y por otro los invitados. Es importante hacer la distinción ya que en muchas ocasiones se entregan kits o herramientas que necesita específicamente alguna de las partes.

Por ejemplo, si vas a un evento gastronómico en el que se incluyen muestras o clases de cocina, los invitados necesitarán los ingredientes para realizar las preparaciones. Por el contrario, el staff seguramente sólo se encargará de coordinar y no necesitarán insumos.

Al igual que en los puntos anteriores, el menú que ofrezcas dependerá del tipo de evento. Para eventos sociales o muy extensos se acostumbra a dar comidas completas y servida por tiempos. En algunos eventos más cortos, como un coloquio, se pueden ofrecer sólo snacks.

No sólo es importante el tipo de evento, el grado de formalidad y la hora del día también son indicadores importantes para elegir los alimentos. También debes considerar tu lista de invitados a la hora de planear el menú. Hay personas que son alérgicas a algunos productos o que por convicción han decidido no consumirlos.

Es fundamental contar con las personas correctas para que tu evento sea perfecto. Puedes contactar a una agencia organizadora de eventos. Te facilitarán las actividades ya que tienen toda la información y contactos necesarios para conseguir la gestión de eventos.

Por otra parte, si estás organizando eventos por tu cuenta, debes seleccionar a los mejores proveedores para catering, audio, sonido, diseño, impresiones, souvenirs, vestimentas, lugares y hasta a la persona responsable de dirigir la ceremonia. 

A lo largo de la planeación deberás tomar decisiones muy importantes. Por ello es importante que los miembros del equipo que hayas elegido siempre te muestren apoyo y buena disposición.

Algunos eventos requieren que los asistentes se entusiasmen por asistir y compren sus accesos. Por ejemplo, en conciertos o festivales.  Para lograr que la mayor cantidad de personas se interesen, se requiere de una estrategia de marketing. Mediante ella se promociona el evento y se presentan  las expectativas del espectáculo. 

Por otra parte, encontramos el área de la comunicación. Dar difusión al interés que se está generando por un evento ayuda a que más personas sepan de este y quieran asistir. La otra parte es dar a conocer cómo se está viviendo el evento en tiempo real y después de haber finalizado.

En el caso de otros acontecimientos, por ejemplo en el o reuniones escolares, no necesariamente se venden las entradas. Sin embargo, algunas acciones de marketing y comunicación son necesarias para informar y persuadir a un público específico de que asista.

Para saber si el evento fue favorable no basta con lo que se ve a simple vista. Se necesita de métricas lo más exactas posibles para medir el éxito obtenido.  Algunas formas de medir el éxito de un evento son contando los boletos vendidos o el dinero recaudado, encuestando a los asistentes o viendo el impacto que tuvo en redes sociales.

El turismo de eventos es un claro ejemplo. El crecimiento que ha experimentado en la última década ha dejado cifras interesantes para hoteles, agencias de viajes y otros implicados en el sector. De acuerdo con la Secretaría de Turismo, México ocupa el puesto 23 a nivel mundial y el 5o en América para el turismo MICE (reuniones, incentivos, conferencias y exhibiciones por sus siglas en inglés).

Ahora que ya conoces los elementos indispensables, debes saber que para organizar un evento existen algunas fases. De inicio a fin encontramos tres etapas. A continuación te explicamos en qué consiste cada una.

• Pre producción: se trata de toda la planeación previa al evento. De los elementos como definir objetivos, el presupuesto, la lista de invitados y la elección de fecha o lugar. 
• Producción: esta etapa es la ejecución del evento. Se puede hablar de producción comenzando por el montaje el lugar y día seleccionado, las actividades que se desarrollan y culminando con la clausura.
• Post producción: es todo lo que sucede en cuanto termina el evento, comenzando por el desmontaje hasta obtener los resultados de las métricas.

Que conozcas estas fases puede ayudarte a la organización ya que puedes ir priorizando su realización dependiendo del momento en el que las vayas necesitando.

Mientras más pronto comiences con la planeación y organización es más probable que tu evento resulte exitoso. Esto te garantiza tener tiempo suficiente para valorar diferentes opciones de lugares, menús y todo lo que requieras.

Los eventos marcan la memoria de los asistentes cuando son excepcionales. Si quieres facilitar todo el proceso, acércate a hablar con una agencia organizadora de eventos. En Imagic Group tenemos a los expertos más calificados para crear experiencias extraordinarias. ¿Comenzamos a planear tu evento?