CÓMO ORGANIZAR LA FIESTA DE FIN DE AÑO EMPRESARIAL

La fiesta de fin de año empresarial no sólo representa una celebración más de la época decembrina. Para los integrantes de muchas empresas tiene un impacto muy relevante. En ella no sólo se divierten sino que se fomenta la convivencia y pueden interactuar saliendo de la rutina del ambiente laboral. 

De acuerdo con VISMA ¹ (empresa noruega de software), la importancia de las fiestas de fin de año empresariales es reconocer los logros obtenidos. Entonces, nos encontramos ante el evento de culminación y conmemoración de los objetivos cumplidos durante un año. Por lo tanto estamos festejando y elogiando el trabajo de nuestro equipo.

Si estás planeando organizar tu propia celebración, en esta nueva entrada te recomendamos considerar los pasos que se mencionan más adelante.

Como te hemos mencionado, la fiesta de fin de año suele ser importante tanto para directivos como para colaboradores. Si quieres que sea un evento inolvidable debes ser muy cuidadoso con cada elemento. A continuación te mencionamos los más importantes para que logres una planificación exitosa.

Los tiempos en que la fiesta de fin de año para empresas son una excusa para comer y brindar ya han pasado de moda. En la actualidad, las empresas se marcan objetivos en estos eventos que forman parte de un macro plan estratégico.

Ana Elizondo, Directora Comercial de Imagic Group, comenta: “cada vez más empresas aprovechan las fiestas de Navidad como una oportunidad de oro para transmitir mensajes, retener talento y fortalecer sus equipos. Esto requiere de tener una estrategia clara en la organización y producción de los eventos” 

La mayoría de las estrategias pasan por hacer de los asistentes al evento los verdaderos protagonistas. Lo que debemos pensar más es: ¿qué mensajes y cómo los queremos transmitir?

Retener talento, mejorar la relación con los shareholders, marcarse objetivos ambiciosos o mejorar el trabajo en equipo pueden ser algunas de las metas de estos eventos. Además, lograr todos estos objetivos repercutirá en beneficio individual de cada uno y de la empresa misma.

Primero define la fecha y hora de tu evento. Es fundamental que sepas con exactitud cuándo se llevará a cabo para que, con base en ello, comiences a organizar todo lo que necesitas.

Planea con toda la anticipación posible tu evento. Esto te facilitará encontrar las cosas que tú quieras. Por ejemplo, puedes reservar el lugar donde se celebrará y mientras más pronto lo decidas encontrarás más disponibilidad en las fechas. De igual forma, tendrás más tiempo para decidir el menú, el entretenimiento y todos los elementos que se requieren para el gran día.

Una vez fijada la fecha, piensa si te gustaría que la fiesta de fin de año corporativo tenga alguna temática en especial. Puede que ese año hayan tenido algún logro muy significativo y te gustaría recordarlo. O simplemente han decidido elegir un tema sólo por diversión. 

Define exactamente lo que quieres porque muchos de los demás elementos de tu planeación irán en función al tópico fijado. Por ejemplo, si la fiesta temática es de  autos, lo mejor sería no realizar la fiesta en un lugar con alberca. La decoración navideña para empresas en el lugar del evento también es importante. Permite transformar la atmósfera y ayuda a que los invitados se sientan más ambientados. 

Busca un lugar que se adapte a tus necesidades. Lo primero que debes considerar es el aforo. El recinto que elijas debe tener la capacidad suficiente para albergar a todo tu personal. 

Y no sólo deben estar sentados como en su espacio laboral. También deben moverse libremente por todo el lugar o poder realizar las actividades planificadas. 

Considera que si quieres alguna decoración especial (en caso de que sea temática) debe haber espacio suficiente para ella. De igual forma si habrá algún tipo de entretenimiento debe caber su escenografía o escenario. El lugar debe contar con las instalaciones adecuadas para que este se lleve a cabo en plenitud. 

Los trabajadores siempre viven en diferentes puntos, algunos cerca y otros más lejos del lugar de trabajo. Por ello trata de que la celebración se lleve a cabo cerca de la empresa u organización. También podrías contratar un tipo de transporte para llevarlos al lugar y regresarlos al sitio laboral para que cada quien pueda volver a su casa.

Diciembre es un mes muy agitado para la mayoría de las personas. Si planeas hacer tu fiesta de fin de año fuera del horario laboral, es mejor que envíes invitaciones con toda la anticipación posible. Así tus empleados podrán organizarse y resolverán las complicaciones que se les puedan presentar para asistir.

Te sugerimos que la asistencia a la fiesta de fin de año empresarial sea voluntaria. Especialmente si es en un horario que no sea el laboral. Por el mismo motivo, la locación del lugar debe ser lo más céntrica y accesible para todos. Puedes motivarlos a la asistencia con la correcta estrategia.

El banquete que se ofrezca dependerá de la hora y del lugar. Por ejemplo, si se lleva a cabo en un salón de eventos la comida suele servirse por tiempos. Si es al aire libre a veces una taquiza puede ser una buena opción.

Si la cantidad de empleados es grande trata de ofrecer una amplia variedad en los platillos. Esto en caso de que algunos no puedan comer algún tipo de alimento. Un menú balanceado puede ser una buena opción. Elige el servicio de catering con todos y elige a tu mejor opción.

En la fiesta de fin de año de tu empresa es muy común que se dé un discurso. Este debe ser a cargo del CEO o presidente de la compañía. En él se deberá comunicar lo gratificante que fue haber compartido todo el año con tus colegas. También se puede reconocer la labor de los miembros de tu equipo. 

Si estás pensando en dar o hacer un discurso trata de que sea breve, entendible para todos y también conmovedor. Aunque se de en el ámbito laboral las emociones y la sensibilidad son muy válidas en ese momento.

• Fortalece al equipo: es bueno que se conozcan en un ambiente diferente al laboral. Se pueden construir lazos más fuertes.
• Cerrar ciclos y proyectos: ayuda a formalizar el fin del año y de todos los proyectos ya finalizados.
• Renueva energías y optimismo: es importante que los empleados empiecen motivados  para un año nuevo. La celebración de la fiesta puede ser la ocasión perfecta para lograrlo.
• Acerca: acerca a los compañeros que ya convivieron todo el año pero también a quienes trabajan de forma remota. Así se fomenta la convivencia y la interacción.

Organizar un evento es un trabajo exhaustivo pero los resultados pueden ser maravillosos. Especialmente si pones manos a la obra y a la fiesta le das un toque especial. Te damos 3 ideas para llevar tu evento de fin de año al siguiente nivel.

Además de la clásica dinámica del amigo invisible, durante el festejo puedes entregar algunos regalos. Muchas veces se dan celulares, televisiones y otros utensilios. Puedes entregar una a cada asistente o en una rifa.

Después  de comer y divertirse se pueden organizar algunas actividades extras como poner una cabina de fotos para que se lleven un recuerdo. O puedes instalar una cámara 360 y cada quien tendrá su video.

Puedes llevar un show para que se presente durante la comida o cena o después. Este puede ser un stand up, un espectáculo de magia o uno musical. Seguro los asistentes quedarán maravillados.

Como habrás visto, hay muchos elementos importantes que debes de tomar en cuenta para ofrecer un evento de calidad. Si buscas ayuda, la mejor opción es contratar a una agencia especializada en organización de eventos. Acércate con los expertos de Imagic Group y asegúrate de que tu fiesta de fin de año sea extraordinaria.