ENVÍA LA MEJOR INVITACIÓN PARA FIESTA DE FIN DE AÑO DE LA EMPRESA

La invitación para la fiesta de fin de año de la empresa es uno de los elementos más importantes para las celebraciones de diciembre. Es de relevancia para directivos y para colaboradores. Es el comienzo del camino directo al cierre de un ciclo de forma alegre y conmemorativa.

Aunque parezca muy simple, realizar la invitación de forma apropiada tiene un gran peso para tu evento. No sólo es el primer paso para pasar de la organización a la ejecución. También es el medio por el cuál informarán a tus invitados que para tí es importante que te acompañen.

Ten presente que la organización de eventos es fundamental para que puedas realizar y enviar las invitaciones. Debes tener en cuenta los pormenores del evento para poder recibir a tus invitados. Para tener todo en orden puedes apoyarte en algunas empresas que se dedican a la planificación y organización de eventos.

 Realiza el evento estratégico y memorable con ayuda de especialistas. 

De acuerdo con el portal Bodas.com.mx 1las invitaciones suelen ser importantes porque es el primer contacto que tienes con tus invitados. Entonces también será la primera impresión que tengan del evento.

Y es que en realidad las invitaciones a un evento son el comienzo de una estrategia que va introduciendo a los participantes a una experiencia. Te presentamos los puntos clave para que tu invitación sea perfecta.

DEFINE AL PÚBLICO

Piensa quiénes serán los invitados. A pesar de que se trate de eventos empresariales, puedes considerar a los colaboradores internos y externos. Si consideras que puedes manejar la planeación a gran escala, entonces contempla a todos.

Si te llegaras a sentir muy abrumado por la presión de tiempo o por la organización, lo mejor será que te quedes sólo con el personal directo con el que trabajas. Recuerda que es preferible un evento bien ejecutado aunque haya menos personas.

ENVÍA UN SAVE THE DATE

Si aún tienes pendientes algunos detalles, puedes enviar un correo electrónico con el save the date. O sea, un mensaje para que los invitados aparten la fecha. En este tipo de comunicación no necesitas dar muchos detalles, sólo qué se celebra, la fecha y la hora.

En ese mismo mail puedes generar interés escribiendo mensajes creativos, como unas  frases de Navidad para empresas. Estas pueden dar pistas sobre lo que podrían encontrar en el evento. Entonces, cuanto antes, reserva la fecha y anótala en tu calendario.

invitaciones impresas en sobre para la fiesta de fin de año empresarial

ELEMENTOS DE LA INVITACIÓN

Las invitaciones formales deben tener una serie de características imprescindibles. Estas indican a los invitados cómo llegar en tiempo y forma al evento. También sirven para señalar algunos requisitos que los organizadores requieren, por ejemplo el código de vestimenta. A continuación te contamos qué elementos debe tener tu invitación para que sea apropiada.

Formato

Puedes elegir entre invitaciones impresas o digitales. A pesar de que el formato electrónico sea más moderno y eficaz, entregar la invitación físicamente da un toque de formalidad. Incluso puedes personalizarlas con el nombre de cada invitado. También podrías enviar tarjetas de Navidad para empresas y colaboradores, así entrarán al mood decembrino de inmediato.

Fecha y hora

La fecha y la hora exacta son elementos fundamentales. Informa a tus invitados el momento preciso en el que se llevará a cabo la fiesta de la empresa. Teniendo en cuenta estos elementos pues pedirles confirmar su asistencia.

Lugar

Selecciona el lugar con base en el aforo y las instalaciones. El espacio que selecciones debe poder albergar a todos tus invitados y debe tener cualquier mobiliario que se requiera para el evento.

Te sugerimos que trates de buscar una locación cerca del trabajo ya que esto puede ser más cómodo para los invitados. En las ciudades grandes, no siempre es sencillo llegar a algunos lugares desde todos los puntos. Y no olvides poner en la invitación la dirección exacta y, de ser necesario, indicaciones para llegar.

También considera que el servicio de banquete que ofrecen sea apropiado. Muchas veces tienen opciones especiales como menú vegetariano y esto es una gran opción por si no sabes las restricciones alimenticias de tus empleados.

Código de vestimenta

Asegúrate de que todos sepan cómo deben vestir para la fiesta de la empresa. Si es temática acláralo. Si es sólo una reunión específica cuál es el dresscode: formal, casual o informal. Incluso puedes poner algunas imágenes de referencia.

Si ya tienes las invitaciones, es recomendable enviarlas con la mayor anticipación posible. Así es más probable que tus invitados tengan más disponibilidad de tiempo. Sabemos que planear una fiesta de empresa es una enorme tarea. En Imagic Group tenemos expertos que pueden apoyarte en la organización y ejecución de tu evento.

  1. Patricia (3 de julio del 2017).  La importancia de las invitaciones. Bodas.com.mx.
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